HR Access ha messo a disposizione di Eurizon Capital SGR, società di gestione del risparmio del Gruppo Intesa Sanpaolo, una nuova piattaforma per la gestione e l’amministrazione del personale. Con un approccio innovativo e una ottica “self service” nella gestione delle presenze.
Eurizon Capital SGR è la società di gestione del risparmio del Gruppo Intesa Sanpaolo, specializzata in prodotti per la clientela retail e per quella istituzionale. Con un patrimonio gestito, insieme alle controllate Eurizon Capital SA ed Epsilon SGR, di oltre 175 miliardi di euro e una quota di mercato intorno al 15%, Eurizon Capital si colloca ai vertici nel panorama del risparmio gestito italiano. Dispone di un’ampia gamma di prodotti di diritto italiano e lussemburghese, che si caratterizzano per i diversi stili di gestione, offrendo in questo modo soluzioni d’investimento per le differenti esigenze della clientela.
Nuova piattaforma per la gestione del personale
Per rispondere meglio alle necessità di semplificazione e di maggiore supporto nei processi di business, Eurizon Capital SGR ha implementato un nuovo sistema di gestione dei processi di amministrazione del personale integrato con i sistemi informativi presenti in azienda e nel Gruppo Intesa Sanpaolo. Grazie ad una forte collaborazione tra la Funzioni “ICT” e “Personale” della SGR è stato intrapreso un progetto di ridisegno del modello dei servizi di amministrazione del personale, che ha visto la partecipazione di HR Access nella messa a disposizione di una nuova piattaforma che rispondesse in modo efficace alle esigenze specifiche della società. Il sistema realizzato offre servizi a diverse tipologie di utenti (dipendenti, consulenti e dipendenti di società controllate estere) ed è interfacciato con un sistema di identity management, completamente integrato con il sistema del Gruppo, all’interno del quale sono stati profilate tutte le risorse. A garanzia della sicurezza delle informazioni gestite, ogni utente accede in modo selettivo alla propria area usufruendo dei servizi e delle informazioni in funzione del ruolo ricoperto in azienda. Il sistema fornisce i servizi di elaborazione paghe e di gestione degli adempimenti fiscali e previdenziali e, in una logica di self service, di gestione delle presenze e di amministrazione della posizione del dipendente. È inoltre integrato da un lato con la intranet aziendale e dall’altro con il sistema di gestione del personale di Gruppo per la parte relativa al supporto dei processi di valutazione e di formazione dei dipendenti.
Un approccio “self service”
Attraverso l’attivazione di diversi workflow, il nuovo sistema supporta in logica end-to-end i processi operativi e autorizzativi tipici della gestione del personale. Oltre alle proprie attività operative e autorizzative, ciascun responsabile può anche accedere ad un cruscotto di indicatori sullo stato delle proprie risorse gestite con dati costantemente aggiornati in tempo reale. In questo modo è possibile ottenere un controllo più puntuale sulla gestione del personale, monitorando il livello degli straordinari e l’andamento del monte ferie. Nell’ambito della funzione “Personale” i benefici ottenuti sono relativi sia ad una maggiore efficienza dei processi di amministrazione del personale sia all’aggiornamento diretto alla normativa vigente di riferimento. L’approccio “self service” ha portato dipendenti e responsabili a svolgere direttamente “a sistema” le proprie attività, consentendo alla struttura del Personale di assumere un ruolo di regista e di certificatore delle informazioni, garantendone la qualità.
Rollout in un’unica soluzione
Il disegno del sistema, sia in termini di interfaccia utente che in termini tecnologici (web based), ha consentito un rollout in un’unica soluzione a “big bang”. Gli utenti dell’azienda, circa 430 dipendenti, non hanno avuto necessità di una particolare formazione rispetto al funzionamento del nuovo applicativo, grazie alle caratteristiche dello stesso e al grado di maturità informatica degli utenti. In prossimità dell’avvio del nuovo sistema, è stato quindi effettuato un incontro di presentazione con i capi ufficio ed è stata distribuita un’informativa via intranet a tutti gli utenti.
Dalla intranet alle app
Sulla base dei risultati ottenuti, Eurizon Capital SGR ha già pianificato l’inserimento del modulo per la gestione delle trasferte; peraltro nel prossimo futuro si prevede invece la possibilità di usufruire dei servizi offerti dal nuovo sistema anche da device mobili (attraverso apposite “apps”) e l’introduzione di servizi di business intelligence più evoluti per la creazione di cruscotti di indicatori gestionali per il management.
Il ruolo delle tecnologie digitali
Le tecnologie digitali sono destinate a giocare un ruolo sempre più importante nella trasformazione della Direzione HR. Secondo l’Osservatorio HR Innovation Practice della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2013 i costi HR (per personale e outsourcing) sono diminuiti significativamente nel 22% dei casi, il budget ICT, invece, è aumentato nel 31% dei casi. Inoltre, aumentano i Budget ICT per le applicazioni HR e le persone dedicate alla gestione e sviluppo dei sistemi informativi. Dati significativi se confrontati con la riduzione media dei budget ICT delle aziende in Italia che è dell’1,7%. Si tratta comunque di un budget ancora confinato, che mediamente è pari a un quarto degli altri costi dei processi HR (costi del personale diretto e indiretto, costi di outsourcing).
Obiettivi di efficienza: l’ICT entra in gioco
Non sorprende quindi che l’impatto dell’ICT negli ultimi tre anni dichiarato dai Direttori HR sia ancora prevalentemente confinato all’amministrazione e in parte anche alla valutazione delle performance su cui si sono concentrati la maggior parte degli investimenti negli ultimi 3 anni e che risultano ad oggi le attività maggiormente supportate dalle tecnologie digitali. La Business Intelligence a supporto dell’analisi delle metriche HR ha ancora un ruolo marginale, ma presenta i maggiori trend di introduzione previsti per il 2013 (18%), seguita dalla gestione della conoscenza e sviluppo della collaborazione (14%) e dalla comunicazione interna (13%). Per gestire e per poter prendere le decisioni migliori in modo tempestivo è necessario che la Direzione HR adotti infatti strumenti in grado di monitorare le metriche e i KPI, e supportare il raggiungimento di obiettivi di efficienza, qualità ed innovazione dei processi HR.
Trend di innovazione
Anche nell’uso dell’ICT si distinguono i leader della trasformazione, che presentano livelli di utilizzo maggiori di soluzioni a supporto di attività quali la comunicazione interna (35% media dei task dell’attività supportati dal’ICT), la formazione (35%) e la gestione della conoscenza (34%), oltre che l’elevata presenza di strumenti più tradizionali a supporto dell’amministrazione del personale, della valutazione delle performance e della ricerca e selezione del personale.
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